Завершено внедрение СЭД «Дело» в аппарате Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге

Компания «Офис Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, завершила в феврале 2014 года внедрение системы электронного документооборота «Дело» в уникальной организации - аппарате Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге. Данная структура создана для обеспечения деятельности Уполномоченного по правам ребенка, который в своей деятельности независим и неподотчетен каким-либо государственным органам субъекта и их должностным лицам.

«Специализированные» омбудсмены, главной задачей которых является защита прав детей, появились в России недавно. Указом Президента России от 1 сентября 2009 г. № 986 была официально учреждена должность Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребёнка. Этим же Указом органам государственной власти субъектов России было рекомендовано учредить аналогичные должности в регионах.

В Санкт-Петербурге первый детский омбудсмен появился в декабре 2009 года. В структуре аппарата Уполномоченного по правам ребенка выделены в отдельные подразделения юридический и социальный отделы, а также пресс-служба.

Одним из основных направлений деятельности детских омбудсменов является рассмотрение индивидуальных и коллективных обращений граждан. С момента появления в России института Уполномоченного по правам ребенка количество жалоб и обращений по различным вопросам, которые поступают к региональным омбудсменам, постоянно растет. Это связано с осознанием гражданами России значимости работы Уполномоченных по правам ребенка и ростом общественного доверия к данному институту.

Так, по данным отчета за 2012 год, в адрес Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге поступило 2903 письменных и 2698 устных обращений. Справляться с возрастающими объемами документооборота без применения специализированных систем управления документами стало очень сложно, и в конце 2013 года было принято решение о необходимости внедрения современного программного продукта. С помощью системы электронного документооборота необходимо было наладить учет, создать общую базу электронных документов, организовать контроль их исполнения и автоматизировать процессы согласования проектов документов.

Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта была выбрана компания «Офис Док». Из всего многообразия представленных на отечественном рынке программных продуктов наиболее подходящим по функционалу стала система «Дело», разработанная компанией ЭОС и уже много лет работающая в тысячах организаций, ведущих делопроизводство в соответствии с требованиями государственных стандартов.

Были приобретены в необходимом для автоматизации всех подразделений количестве лицензии на систему «Дело», а также подсистему «Дело-Web», опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Поиск по штрих-коду», «Информер», «Оповещение и уведомление», «Управление процессами», «Мобильный кабинет». Для обеспечения работы лично Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге было закуплено «АРМ Руководителя».

Система в короткий срок была установлена и настроена. Первыми автоматизированными процессами стали регистрация документов и обращений граждан, назначение поручений, контроль исполнения. На участке регистрации документов было организовано поточное сканирование.

СЭД «Дело» дала возможность организовать согласование проектов документов в электронном виде. Эта функция позволила существенно сократить сроки прохождения проектов на стадии визирования и общее время их подготовки.

В настоящее время система «Дело» в аппарате Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге работает в штатном режиме. Главным результатом проекта стало создание доступной для всех подразделений аппарата Уполномоченного базы документов. Специалисты аппарата получили возможность осуществлять поиск в базе по любым параметрам и формировать статистические отчеты. Это не только упростило подготовку ответов на типовые обращения граждан, но и дало возможность существенно сократить сроки подготовки аналитических материалов.