Разработка справочника статей движения денежных средств

Справочник статей движения денежных средств (ДДС) отражает непосредственно движение денежных средств, а именно, по каким статьям управленческого учета зачислено и израсходовано денежных средств на расчетных счетах и в кассе компании за выбранный период времени в детализации (аналитике) по выделенным статьям и подстатьям.

Второе обозначение (международное) ДДС - «Cash Flow» (CF) или Денежный поток. Положительный Cash Flow отражает поступления, а отрицательный Cash Flow, соответственно расход денежных средств компании.

Работа по разработке формата ДДС, составления перечня статей, как правила не вызывает много вопросов и является достаточно простой и приятной работой. Но стоит помнить, что эта работа одновременно и самая кропотливая в рамках разработки управленческого учета. От качества разработки статей ДДС зависит прозрачность и понятность всего управленческого учета, поэтому к данной работе необходимо подойти с полной мерой ответственности и не допустить «халтуры».

Универсального формата справочника ДДС не существует. Каждая компания разрабатывает свой справочник, статьи и подстатьи. непосредственно под свой бизнес и под свои задачи. Сколько компаний существует, столько существует и форматов перечня статей движения денежных средств.

Однако существуют универсальные, типовые рекомендации, соблюдение которых помогут Вам разработать правильно функционирующий формат ДДС:

1. Справочник движения денежных средств должен содержать 3 раздела по основным видам деятельности:

Операционная деятельность - это основная деятельность компании, связанная с производством и реализацией продукции (товаров, работ, услуг). Является определяющей деятельностью компании и обеспечивают основную долю ее дохода.

Инвестиционная деятельность - вид деятельности, связанный с приобретением, созданием и продажей вне оборотных активов (основных средств, нематериальных активов), строительством, капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Финансовая деятельность - вид деятельности, связанный с привлечением и возвратом кредитов и займов, необходимых для финансирования операционной и инвестиционной деятельности, а также с изменением собственного капитала (выпуск акций, облигаций и т.п.).

2. Каждый раздел включает в себя доходную часть: «Поступления по….. (вид деятельности)» и расходная часть: «Расходы по…. (вид деятельности)».

По каждому виду деятельности должен подводиться итог, рассчитываемый как разница между поступлениями и расходами денежных средств по данному виду деятельности. Эти задачи решаются в рамках Бюджетирования (БДДС).

- 150 000 руб. израсходовано на доставку ценных грузов и посылок посредством почтового агента,

- 100 000 руб. – на доставку корреспонденции и документации посредством курьерской службы, сторонней организации,

- 50 000 руб. – потрачено на почтовые услуги.

Такая детализация (аналитика) позволяет анализировать существенные данные и принимать, в случае необходимости управленческие решения, направленные на оптимизацию деятельности компании.

Принцип «существенности» означает также сопоставление расходов по статье с суммой оборотов по другим статьям и с оборотом компании в целом. Понятно, что для одной компании расходы на почтовые услуги в размере 300 000 рублей в месяц значительны, а для другой – нет. В первом случае выделение статьи и ее детализация на подстатьи нужны, во втором ею можно пренебречь и объединить статью «Почтовые услуги», например, со статьей «Канцелярские расходы» или «Расходы на содержание офиса».

При разработке справочника статей избегать статьи/подстатьи «Прочие доходы/расходы». По каждому виду деятельности должна быть статья «Прочие расходы по …. (вид деятельности)» на тот случай, когда возникают некие существенные расходы по данному виду деятельности, под которые не выделена (не разработана) отдельная статья. Но в качестве подстатьи «Прочие» должна быть выделена только в самом крайнем случае, когда есть подозрение, что перечень подстатей (аналитика) для данной статьи не является полным. И то, в этом случае рекомендуем произвести доработку справочников на следующий период. Можно допустить наличие подстатьи «Прочие» во всех.

В результате анализа статей их перечень на будущий год может быть расширен или сокращен, названия изменены.

Еще раз про уровень автоматизации: если вы не работаете на ERP-системе, используете для ведения управленческого учета программный продукт, далекий от ERP-системы, или Excel, нужно понимать, что при ежегодном изменении перечня статей нельзя будет сделать консолидацию за несколько лет. А перекладка статей одного года на статьи другого занимает колоссальное количество времени.

Есть руководители, которые заставляют финансовый отдел вручную перекладывать все проводки за предыдущий год на статьи будущего года, чтобы получить сравнительный анализ факта за прошлый год с планом на будущий. При этом учет ведется в Excel. Мы уверены, что полученный результат от такой работы не соответствует затратам времени и труда на него. Как правило, к моменту подготовки искомого отчета (бюджета), руководителю он уже не нужен. Потому что пока он ждал, время прошло, а решение так или иначе принимать надо было. И он его уже принял. Без бюджета.