У интеграторов длинные руки, или как автоматизировать документооборот по телефону

Автоматизация документооборота и внедрение соответствующих информационных систем сегодня активно ведется в государственных органах по всей стране и на всех уровнях. Не исключение и региональные органы власти. Одним из таких проектов стала автоматизация документооборота на базе продукта компании ЭОС – СЭД «Дело» в Администрации города Куйбышев (Новосибирская область). Реализация проекта, о котором мы расскажем, велась партнером ЭОС, компанией «КС-Консалтинг». Основной особенностью внедрения стала работа по «удаленной схеме», что позволило заказчику, среди прочего, сэкономить средства.

Начало проекта

Как рассказывает ведущий специалист отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» Анастасия Сергеева, до начала реализации проекта учет всех входящих документов в Администрации города Куйбышев осуществлялся традиционным образом в бумажных журналах регистрации. В этих же журналах регистрации отмечался контроль. Учет исходящих документов осуществлялся в таблице Excel. Реестры отправки документов формировались при помощи выборки нужных записей из журнала.

Для того, чтобы идти в ногу со временем, в Администрации города Куйбышев было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор же в пользу СЭД «Дело», продукта компании ЭОС, был сделан заказчиком по нескольким причинам. Во-первых, указанная СЭД имеет очень большое распространение на территории России, и фактически уже является отраслевым стандартом для автоматизации документооборота, в особенности в госучреждениях. Только на территории Новосибирской области более 70 организаций используют систему «Дело» для ведения электронного документооборота и управления корпоративной документацией. В частности, пользователями системы в Новосибирской области являются областное Законодательное Собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов и многие другие госорганы.

Еще одной, если не главной, причиной сделать выбор в пользу СЭД «Дело» стало то, что в конфигурации «из коробки» система уже имеет все функции, необходимые для традиционного документооборота в государственных структурах, а также полностью соответствует ГОСТам отечественного делопроизводства. Заказчики также отметили, что система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже для неопытных пользователей.

Реализация проекта проводилась специалистами регионального партнера ЭОС, компании «КС-Консалтинг». Основными процессами, которые потребовали автоматизации, были регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Отслеживание сроков исполнения контрольных документов, а также формирование реестров отправки корреспонденции.

Стартовал проект в середине января текущего года и был завершен в начале февраля. Основными этапами проекта стали, во-первых, обследование документооборота, которое включало анализ нормативных документов, сбор информации об особенностях учета и движения документов в Администрации. Далее был проведен анализ информации и настройка базы данных. Третьим этапом стало обучение работе с СЭД «Дело» специалиста заказчика и корректировка настроек.

«Фишка» проекта

Основной особенностью автоматизации документооборота при помощи СЭД «Дело» в Администрации Куйбышева стало то, что большая часть работ была проведена экспертами «КС-Консалтинг» по «удаленной схеме». В частности, дистанционно проводились информационное обследование и подготовка к настройке системы. Сбор информации осуществлялся по электронной почте и телефону.

Дистанционный способ работы интегратора и заказчика в рамках проекта дал удачные результаты также и потому, что делопроизводство в администрациях муниципальных образований ведется по унифицированным правилам, а компания «КС-Консалтинг» реализовала уже десятки проектов для госорганов различного уровня.

В итоге, в проекте были задействованы всего два специалиста отдела внедрения компании «КС-Консалтинг». Учитывая специфику внедрения, подготовительный этап стал самым важным. Заключалась подготовка к внедрению в изучении специалистами «КС-Консалтинг» нормативных документов заказчика (инструкция по делопроизводству, сводная номенклатура дел, структура Администрации, а также список пользователей с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них).

После изучения нормативной базы Администрации в части организации делопроизводства и документооборота, исходя из масштаба внедрения и опыта реализации подобных проектов, специалисты отдела внедрения разработали анкету, благодаря которой была получена наиболее актуальная информация по ситуации, сложившейся у заказчика в работе с документами.

«Во время заполнения анкеты специалисты «КС-Консалтинг» консультировали ответственных сотрудников организации клиента по телефону. В последующем, анкета и вся собранная в ходе обследования информация были обработаны и проанализированы. Все нюансы решались в оперативном режиме. Безусловно, при проведении обследования удаленно есть свои сложности. Когда специалист отдела внедрения приезжает на обследование в организацию, обе стороны понимают ограниченность времени на сбор информации, откладывают текущие дела и оперативно собирают все необходимые данные. Когда же сбор информации осуществляется по «удаленной схеме» (без физического присутствия специалистов внедряющей компании), сотрудники организации-клиента не всегда готовы отвлечься от текущей работы», – говорит Анастасия Сергеева.

Обучение работе с СЭД «Дело» специалиста заказчика (системного технолога СЭД Администрации Куйбышева) проходило на территории «КС-Консалтинг» в Барнауле. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучению пользователей были возложены на сотрудника организации клиента, специалистами отдела внедрения «КС-Консалтинг» был проведен расширенный трехдневный курс обучения технолога. После завершения обучения специалисту из администрации МО города Куйбышева был выдан сертификат.

Отметим также, что серверная часть системы и все рабочие места были установлены самостоятельно специалистами Администрации. Кроме того, ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы на организационную структуру и схему документооборота в соответствии с рекомендациями, подготовленными «КС-Консалтинг».

Плюсы и нюансы дистанционного внедрения

В «сухом остатке» к сложностям рассматриваемого дистанционного типа внедрения можно отнести только то, что сроки реализации проекта незначительно увеличились. А плюсов заказчик получил гораздо больше. Эксперты «КС-Консалтинг» говорят о том, что «удаленный» способ повлиял на стоимость проекта в сторону уменьшения. В первую очередь за счет экономии средств на командировочные расходы.»В небольших проектах именно командировочные расходы составляют ощутимую долю стоимости проекта, порой до 20%. Помимо экономии на командировочных расходах, в дальнейшем заказчик самостоятельно, силами обученного технолога СЭД, проведет опытную эксплуатацию и откорректирует, при необходимости, настройки системы и это также влияет на конечную стоимость проекта»,- говорит генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» Андрей Балабанов.

Отмечая плюсы дистанционного внедрения, Андрей Балабанов говорит о том, что такой подход удобен для клиентов, не располагающих достаточным количеством свободного времени или не имеющих возможности отложить все свои дела и полностью погрузиться в процесс внедрения, а также для тех, кто не располагает достаточным бюджетом на реализацию внедрения.

При этом, генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» указывает на то, что дистанционное внедрение не панацея для всех. «Предложение заказчику проекта по подобной схеме – всегда индивидуальное решение, принимаемое после оценки всех «за» и «против». В первую очередь такой способ подходит для небольших организаций. Стоит понимать, что применение «удаленной схемы» возможно лишь в случае небольших масштабов внедрения, так как отследить все маршруты движений документов, определить взаимосвязи и делопроизводственные функции каждого из участников документооборота в масштабе большого предприятия посредством электронной почты и телефона предоставляется практически невозможным. Второй момент: заказчик должен понимать, что экономя на выезде исполнителя на обследование и запуск системы, он сознательно идет на то, что перекладывает эту работу на плечи своего персонала в лице технолога СЭД. Отсюда неминуемое увеличение сроков ввода системы в эксплуатацию, более медленное ее развитие и расширение. Если заказчик понимает, что СЭД ему нужна, денег на полный проект в бюджете не хватает, но есть возможность достраивать систему своими силами, пусть и медленно, то такой вариант внедрения может быть оправдан», – говорит Андрей Балабанов.

Итоги внедрения

Вернемся к реализации проекта, а точнее к тому ради чего все и начиналось – к результатам внедрения. Все поставленные задачи были решены. По результатам первого этапа проекта автоматизировано несколько рабочих мест для Управления делами Администрации и секретаря приемной.

На данный момент в Администрации Куйбышева благодаря системе «Дело» осуществляется регистрация обращений граждан, входящих и исходящих документов, формируются почтовые реестры. СЭД «Дело» позволяет отслеживать сроки и состояние исполнения документов. Более того, система электронного документооборота значительно облегчила поиск документов и позволяет списывать электронные карточки в номенклатурные дела. Появилась возможность добавления в систему электронных документов, что важно для последующих этапов развития СЭД.

В перспективе, как только специалисты заказчика освоят на практике новый программный продукт, Администрация Куйбышева планирует дозакупку рабочих мест СЭД «Дело» для подключения к работе в системе всех начальников управлений. Таким образом, будет создано единое рабочее пространство всех подразделений муниципалитета.